IMPRESSION

1/ Anticiper l’achat ou le renouvellement de son parc d’imprimantes 

Qu'il s'agisse d'un premier équipement ou d'un renouvellement de parc, songez au timing du projet ! Pensez-y au moins 12 mois à l'avance afin de pouvoir dénoncer votre contrat dans les temps. Les durées de contrat vont de 1 à 5 ans et les reconductions sont tacites. Le déploiement du parc peut également s'étaler dans le temps. En général, par an, 20 à 25 % du parc est remplacé. Faites le calcul si vous avez l'intention de remplacer l'intégralité de votre flotte d'imprimantes ! Pour anticiper efficacement, faites un rétro-planning à partir de la date de fin de contrat, et créez une alerte de rappel dans votre agenda

.2/ Faire l’inventaire complet du matériel existant 

Parfois brouillonne ou trop rapide, la phase d'audit de votre équipement est pourtant capitale. Être exhaustif vous permet de prévoir les bons volumes d'impression et d'obtenir une projection réaliste du coût à consacrer.

Si vous omettez certaines informations, vous prenez le risque d’une facturation inadaptée, avec un mauvais calcul du coût-page.
Pour recenser l'intégralité du matériel, créez un fichier source en y dressant la liste des équipements existants, avec les relevés des compteurs de chaque imprimante. N'oubliez pas de joindre ce document au cahier des charges à transmettre dans l'appel d'offres.

3/ Cibler les besoins en impression actuels et à venir 

L'identification des besoins traduit les usages courants du système d'impression. Menez votre enquête en interne, en collectant les désidératas de chaque service à court et long terme. D'un point de vue formel, cela passe par la création d'un questionnaire exhaustif abordant tous les aspects organisationnels et fonctionnels :

•   Dans quel service travaillez-vous ?
•   Quels travaux d'impression effectuez-vous le plus souvent ? (e-mails, relectures / corrections, comptes-rendus, présentations ?...)
•   Disposez-vous d'une imprimante individuelle ?
•   Etes-vous amené à imprimer à distance ? Hors de l'entreprise ? Depuis votre mobile ?
•   Devez-vous imprimer des informations sensibles ?
•   Devez-vous imprimer en couleur ?
•   Etes-vous satisfait du matériel existant ?
•   Que vous manque-t-il aujourd'hui ?
•   Etc.

Gagnez du temps en utilisant des formulaires prêts à l'emploi (comme Google Docs template par exemple) pour faciliter les retours de vos collaborateurs. Prenez aussi en compte la répartition géographique des équipes dans vos locaux (emplacement des bureaux, nombre de salariés par imprimante, etc.). La synthèse de tous ces feedbacks et usages va vous permettre de proposer des machines adaptées au plus proche des besoins, sans forcément les remplacer par le même modèle.

Besoin d’inspiration ? Téléchargez notre questionnaire type pour vous faciliter la tâche.

4/ Cahier des charges : se focaliser sur les usages d’impression 

À ce stade, quelques règles de bon sens et un minimum de rigueur vous permettent de franchir l'incontournable étape du cahier des charges. Faites toujours preuve de cohérence dans les documents d'appels d’offres.

Évitez notamment les « copier-coller » des projets précédents qui vont fausser votre expression des besoins (si par exemple ils mentionnent des options et des fonctionnalités obsolètes).

Priorisez vos critères de choix déterminants, comme le coût, le modèle (mono ou multifonctions), la vitesse d'impression, la qualité du rendu, l'interface utilisateur, les consommables, la connectivité, etc. L'essentiel est d'être très précis sur la description des usages.

Ne vous focalisez pas sur tel ou tel produit que vous connaissez. C'est au prestataire d'argumenter sur le modèle qui vous convient le mieux.

5/ Planifier des tests du matériel 

Le déploiement d'un parc d'imprimantes peut prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Il est donc recommandé de mettre en place un POC (Proof Of Concept) pour valider les fonctionnalités avant de choisir le matériel.

Votre processus de sélection des produits doit inclure la phase de tests des imprimantes dans un calendrier à définir au préalable. Préparez une grille d'évaluation reprenant tous vos critères que vous compléterez au gré des tests.

Besoin d’une check-list pour ne rater aucune étape ? Téléchargez notre grille d’évaluation.

L'anticipation reste le mot-clé à retenir pour concrétiser votre projet. Soyez dans les temps pour lancer votre appel d'offres.

Réfléchissez bien aux usages pour cerner les besoins à court, moyen et long terme. La rigueur est également un facteur clé pour le recensement des équipements existants et une rédaction juste et efficace du cahier des charges.

Une fois l'appel d'offres lancé, viendra la phase de familiarisation des équipes aux nouvelles machines .
A vous de jouer !